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En estos días un microorganismo llamado COVID-19 nos ha obligado a muchos de nosotros a trabajar desde casa. Pero además debemos tener en cuenta que esta tendencia prevalecerá más allá de la pandemia, por lo que nos ha surgido la necesidad de aprender a trabajar y colaborar con nuestros equipos en un entorno remoto. Os dejo una imagen que he recogido de mis apuntes de las universidad que me resultó curioso, únicamente como reflexión. Yo me dedicaba a leer la prensa todas las mañanas y recortaba aquellos artículos que me parecían interesantes. Es del 10 de noviembre de 1996. 

Este momento de confinamiento es especialmente difícil. Atender al trabajo, convivir con nuestros familiares y la crianza de niños o adolescentes en el mismo tiempo y espacio es una tarea compleja, por lo que la comprensión y la empatía son fundamentales, debemos permitirnos por ejemplo hacer concesiones sin sentirnos culpables.

Desgraciadamente esto nos ha pillado por sorpresa y debemos adaptarnos rápidamente a esta nueva situación. Teniendo esto en mente, exponemos 3 claves para teletrabajar en estos días:

1. Planificar estrategias

En estos tiempos de inmediatez, es vital tomarse una pausa para planificar, dimensionar el tiempo y los objetivos laborales al menos a corto plazo, así como los intereses y el resto de la vida cotidiana. Planificar antes de comenzar hará que todo fluya mejor.

Es importante tener en cuenta los siguientes puntos:

• Ejercitar la autodisciplina a la hora de cumplir horarios y concentrarse. Considerar un espacio y tiempo definidos para el trabajo sin atender tareas del hogar y vestirse como si se fuera a salir de la casa puede ayudar a concentrarse mejor. Es indispensable generar rutinas y evitar el llamado síndrome del pijama.
• Pensar en franjas horarias: tratar de mantener ciertos horarios para aumentar la sincronicidad y celeridad en los diálogos al trabajar en equipo.
• Desarrollar un plan de continuidad de trabajo: dar indicaciones precisas sobre qué se espera que se haga en esta etapa de trabajo a distancia, y definir objetivos y deadlines a corto plazo.
• Diferenciar el tipo de teletrabajo: poner el foco en procesos y tareas que se deben realizar (en solitario, con otros, en equipo) y definir habilidades, procesos y herramientas en función de eso, es decir, establecer el cómo, cuándo y con quién en este nuevo entorno. Debemos considerar qué estamos haciendo, y sobre eso pensar en dinámicas que no necesariamente tienen que ser videoconferencias.
• Diseñar escenarios posibles: tener en cuenta las condiciones y flujos de trabajo de nuestro equipo, generando alternativas de acción según avanzan las tareas.
• Prepararse, instalando y configurando dispositivos: probar las herramientas antes de usarlas, ensayando las dinámicas y los usos para los que las utilizamos.

2. Seleccionar herramientas digitales

Otro tema esencial es estudiar las diferentes aplicaciones para identificar sus posibles usos.

Actualmente estas son las aplicaciones más utilizadas según el uso al que se destinan:

• Charlar y hacer videoconferencia: Zoom, Skype, Google Hangouts / Meet, Discord, Whatsapp, Jitsi, Discord.
• Trabajar colaborativamente: Google Drive, Office 365, Evernote, Dropbox Paper.
• Compartir/guardar información: Google Drive, Dropbox, WeTransfer, Mega.
• Gestionar tareas o proyectos: Trello, Archmule, Pipefy, Slack, Basecamp, Airtable, Zenkit, Freedcamp, Google Keep.
• Construir espacios para clases en línea: Moodle Cloud, Google Classroom, Edmodo, Blackboard CourseSites.
• Compartir ideas y brainstorming: Padlet, Pinterest, Wakelet, OneNote, Trello.
• Realizar presentaciones y organizar visualmente: Google Slides, Prezi, Canva, easel.ly
• Retocar documentos y digitalizar: Camscanner, I love PDF
• Armar mapas conceptuales: Popplet, Mindmup.
• Compartir calendario y acordar encuentros: Google Calendar, Doodle.

¿Qué herramientas elegir? Para tomar la decisión tengamos en cuenta los siguientes criterios:

• Que resulten sencillas, que estén a la mano.
• Elegir preferentemente las que ya se conozcan y se utilicen en el equipo, y pensar si podemos darles un mejor uso.
• Pensar en las personas que las van a utilizar: ¿qué pueden hacer? ¿cómo se comunican? ¿dónde ven el contenido? ¿cómo pueden interactuar? ¿cómo se transmiten las notificaciones? ¿la comunicación de la aplicación es invasiva? ¿tiene reglas de uso claras?

3. Desarrollar habilidades

Trabajar en red y colaborativamente suena bien, pero es una habilidad que debe entrenarse. Si bien cada empresa y equipo es un mundo, estas normas generales pueden ser útiles:

• Aprender a comunicarse usando medios digitales. Esto puede requerir más esfuerzo, ya que se pierden elementos de comunicación inmediata y la cercanía del trabajo presencial.
• Identificar las herramientas digitales adecuadas según cada necesidad y valorar las ventajas y desventajas de cada aplicación digital.
• Manejar tiempos asincrónicos de trabajo, no todo tiene que ser en vivo y en directo, ni “todos a la vez”.
• Gestionar el tiempo en solitario y en comunicación con otras personas.
• Anticiparse y organizar la agenda, definir lo que se espera de la comunicación con otras personas para aprovechar mejor el tiempo.
• Pensar que la autodisciplina y la concentración son el resultado de un proceso que lleva tiempo y que no se logra de inmediato, ya que estamos en un entorno en el que confluyen objetivos laborales con intereses personales y afectivos.

¿Por dónde empezamos? Estos pueden ser los primeros pasos:

• Establecer nuevos “contratos” en el hogar que permitan mantener tiempos y espacios de trabajo “como si no estuviéramos en casa”.
• Seleccionar y probar las apps antes de utilizarlas.
• Establecer objetivos del trabajo y de los encuentros digitales, comunicarlos antes de la reunión y retomarlos al final de la misma para ver si se han cumplido.
• Hacer seguimiento de los encuentros: establecer acciones a realizar y responsables, y definir los próximos pasos. El teletrabajo conlleva trabajar más por objetivos y establecer métodos de supervisión distintos.

Teletrabajar es un cambio de paradigma, no es replicar lo presencial en línea, sino que implica etapas y un proceso de aprendizaje. Pongámonos a ello ya que esta tendencia ha venido para quedarse, y si aprovechamos las oportunidades de esta crisis podremos salir reforzados.